Reinigungskosten in der Nebenkostenabrechnung: was umlagefähig ist

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) zählt in § 2 auf, welche laufenden Kosten Vermieter als Betriebskosten auf Mieter umlegen können. Für die Reinigung ist vor allem Nummer 9 einschlägig: die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung. Dazu gehört laut Verordnung die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, genannt werden etwa Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen und der Fahrkorb des Aufzugs.

Das bedeutet: Die regelmäßige Treppenhausreinigung, die Reinigung des Kellerflurs, der Waschküche und des Aufzugs sind grundsätzlich umlagefähig, egal ob ein Dienstleister sie ausführt oder der Hausmeister.

Nicht alles, was nach Reinigung klingt, steht unter Nummer 9. Der Außenbereich und die Straße werden an anderer Stelle erfasst:

• Nr. 8, Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Gebühren der öffentlichen Straßenreinigung und entsprechende nicht öffentliche Maßnahmen, außerdem die Müllabfuhrgebühren.
• Nr. 10, Gartenpflege: Pflege gärtnerisch angelegter Flächen sowie von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen.
• Nr. 11, Beleuchtung: Strom für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung gemeinsam genutzter Gebäudeteile.
• Nr. 14, Hauswart: Vergütung des Hauswarts, soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betrifft.

Wichtig bei einem Hauswart: Führt er Reinigungsarbeiten selbst aus, dürfen dafür nicht zusätzlich Kosten der Nummern 2 bis 10 angesetzt werden. Sonst würden dieselben Kosten doppelt umgelegt.

Keine Betriebskosten sind Instandhaltung und Instandsetzung, also Reparaturen, sowie die Kosten der Verwaltung. Auch eine Grundreinigung nach Auszug oder eine Reinigung nach einem Schaden ist in der Regel keine laufende Betriebskostenposition. Verwalter sollten solche Einmalposten getrennt buchen und in der Abrechnung nicht unter der laufenden Reinigung verstecken.

Ein Praxis-Tipp: Wenn ein Dienstleister Reinigung und Reparaturhinweise in einer Rechnung vermischt, bitten Sie um eine getrennte Aufstellung. Das spart später Streit mit Mietern.

Dass die Reinigungskosten umlagefähig sind, bedeutet nicht, dass sie automatisch auf jeden Mieter verteilt werden. Der Mietvertrag muss die Umlage vereinbaren, etwa mit einem Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Außerdem muss der Vermieter nach § 556 Abs. 3 BGB den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten: Die Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stehen.

Für die Abrechnung hilft eine nachvollziehbare Rechnung. Bei Daueraufträgen rechnen wir monatlich ab und weisen die Positionen nach dem Leistungsverzeichnis aus. So lassen sich Treppenhaus, Keller und Außenbereich sauber zuordnen. Das Leistungsverzeichnis ist damit auch ein Beleg gegenüber Mietern, die nach dem Umfang der Reinigung fragen.

Eine Hausverwaltung betreut eine Wohnanlage mit sechs Eingängen. Sie beauftragt die wöchentliche Treppenhausreinigung, die 14-tägige Reinigung von Keller und Waschküche und die monatliche Reinigung des Mülltonnenplatzes. Auf der Abrechnung erscheinen die ersten beiden Positionen unter Nr. 9, die Reinigung des Mülltonnenplatzes ist eine Frage der Zuordnung: Gehört sie zur Gebäudereinigung oder zur Müllbeseitigung? Hier empfiehlt es sich, einheitlich zu verfahren und die Zuordnung zu dokumentieren.

Bei Zweifeln im Einzelfall, besonders bei Streit mit Mietern, ist die Auskunft eines Mietervereins, einer Verbraucherberatung oder eines Rechtsanwalts sinnvoll. Wir rechnen die Reinigungsleistung transparent ab, die rechtliche Einordnung in Ihrer Abrechnung bleibt Ihre Aufgabe.

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für Reinigungskosten bedeutet das: Rechnungen und Leistungsverzeichnis sollten rechtzeitig vorliegen. Wer erst im Spätherbst des Folgejahres Belege zusammensucht, riskiert Fehler.

Bei Eigentümergemeinschaften werden die Kosten nach dem Verteilerschlüssel der Gemeinschaft verteilt, den Teilungserklärung oder Beschluss festlegen. Gibt es mehrere Eingänge, ist eine Abrechnung je Eingang sinnvoll, wenn die Reinigungsaufwände deutlich abweichen.

Konflikte entstehen meist bei drei Punkten: unklarer Leistungsumfang, vermischte Rechnungen und unplausibel hohe Kosten. Wenn Reinigung, Gartenpflege und Hausmeistertätigkeiten in einer Rechnung stehen, ist die Zuordnung zu den Nummern der Betriebskostenverordnung schwer. Eine getrennte Aufstellung beugt vor.

Mieter dürfen Belege einsehen. Hat die Hausverwaltung ein Leistungsverzeichnis und monatliche Rechnungen, lässt sich die Abrechnung meist ohne Nachfragen erklären. Bei Preisen, die deutlich über Richtwerten liegen, lohnt der Vergleich mit den Zahlen auf der Seite Kosten.